プライバシーポリシー

1. 取得する情報

• 申込み・ログイン時のメールアドレス、氏名、会社名
• 管理者が登録した文書・FAQ、社員の部署・役職
• 社内チャット・サイト用チャットでの質問と回答、回答への評価
• 不正利用の防止のための接続元の情報（IPアドレス等は、元に戻せない形に変換して扱います）
• 紹介ページ・ログイン・申込みの画面で、閲覧状況の記録に同意いただいた場合に限り、閲覧したページ・参照元・訪問の識別子（Rakuマーケティング。社内チャット等の利用画面では記録しません）

2. 利用目的

• RakuChatの提供（文書の検索、回答の作成、会話の保存、管理画面での確認）
• アカウントの管理、サポート、障害対応、不正利用の防止
• 申込みいただいた方の連絡先は、アカウント管理・サポート・顧客管理のため、RakuCloudの顧客管理システムに登録します（広告配信の同意を意味するものではありません）。
• サービスの改善とご案内のため、申込み・文書の登録・質問の有無（質問した日）を、利用者のメールアドレス・氏名・会社名とともにRakuCloudが運営する分析サービス（Rakuマーケティング）に記録します。質問・回答・文書の内容やタイトルは記録しません。

3. AIによる処理

• 本サービスは、回答の作成に外部のAIサービスを利用します。
• 文書の検索に使う処理（ベクトル化）は、RakuCloudが管理するサーバー（日本国内）で行い、文書の全文を外部へ送りません。
• 外部のAIサービスへ送るのは、利用者の質問、同じ会話の直前のやり取り（続けて質問できるようにするため）、回答に必要な文書の抜粋（数件）だけです。送る前に、メールアドレス・電話番号・カード番号・マイナンバー等を伏せ字にします。「AIに相談する」の会話では、文書の抜粋は送りません。
• 文字のないPDF（スキャン文書）は、管理者が文書ごとに「外部のAIで読み取る」を選んだ場合に限り、その文書の文字のないページを画像にして外部のAIサービスへ送り、文字を読み取ります。画像に写っている情報は伏せ字にできません。文字のあるページは送りません。選んだことは操作の記録に残ります。
• 管理画面の「AIの設定」で、お客様が契約しているAIサービスに切り替えることができます。切り替えた後は、送信先はお客様が選んだAIサービスになります。
• RakuCloudは、登録された文書・会話をAIの学習に使いません。

4. 会話の確認

• 社内チャットの会話は、利用者本人と、その会社の管理者が確認できます。管理者が会話を確認したことは記録されます。
• 管理者が「社内チャットの会話を、本人だけが見られるようにする」を選んでいる間に始まった会話は、利用者本人だけが確認できます。
• サイト用チャットの会話は、設置した会社の管理者が確認できます。
• RakuCloudの担当者は、障害対応やサポートでお客様の許可を得た場合を除き、文書・会話を見ません。

5. 保存期間と削除

• お試し期間（30日）の終了後は利用を停止し、その30日後に、文書・FAQ・会話を削除します。削除の前にメールでお知らせします。
• 管理者が削除した文書は、原本と検索用のデータ（スキャン文書から読み取った文字を含みます）を削除します。
• 利用者は、社内チャットの自分の会話を削除できます。削除した会話は元に戻せず、管理者も確認できなくなります。操作の記録には、削除したこととメッセージの件数だけが残り、会話の内容は残りません。
• 操作の記録（監査記録）は、不正利用の調査のため一定期間保存します。

6. 安全管理

• お客様ごとにデータを分けて保管し、通信は暗号化します。
• お客様が登録したAIのAPIキーは暗号化して保存し、画面や記録に表示しません。

7. お問い合わせ

個人情報の開示・訂正・削除等のご請求、その他のお問い合わせは、お問い合わせからご連絡ください。